Guide: Så väljer du rätt kassaregister

Vad är kassaregister och måste jag ha det?

Du som säljer varor och tjänster för mer än 190 400 kr per år (4 prisbasbelopp) är skyldig att ha ett tillverkardeklarerat kassaregister. I försäljningen ingår, förutom kontant betalning eller med kontokort, alla former av elektroniska betalningar som exempelvis ”Swish”. Syftet med att registrera din försäljning är att skapa konkurrens på rättvisa villkor. Kassaregistret ska vara anmält till Skatteverket, som också genomför kontroller. De företag som inte uppfyller kraven kan komma att få en kontrollavgift på 10 000 kronor.

Vad innebär tillverkardeklarerat kassaregister?

För att ditt kassaregister ska vara godkänt måste det vara tillverkardeklarerat. Ett godkänt kassasystem består av två delar som ska fungera ihop:

• En tillverkardeklarerad kassaapparat, exempelvis en dator eller mobiltelefon.

• En certifierad kontrollenhet eller en kontrollserver.

Kontrollenheten lagrar kassatransaktionerna på ett säkert sätt genom krypterad och signerad information. Kontrollenheten skapar en kontrollkod som lagras både i enheten och på e-journalen eller kontrollremsan. Koden skrivs också ut på kvittot. Tillverkare och leverantörer av kassaregister ska lämna in en ”tillverkardeklaration” till Skatteverket där de garanterar att kassaregistret uppfyller de tekniska kraven.

Kassaregisterguide

Guiden är framtagen av Rådet för betal- och kassasystem i samverkan med Svensk Handel. Den gör dig informerad om vad som gäller så att du vid ditt inköp kan vara säker på att också uppfylla lagkraven för kassaregister:

1 Sammanställ de krav på funktioner i kassaregistret som är avgörande för din verksamhet

• Behovet av funktioner vid kassaplatsen

• Vilka är de vanligaste köpen i butiken, kontrollera kassaregistret så att t. ex köp, returköp är enkelt och säkert att utföra

• Hur van är min personal med ett kassasystem, vilka säkerhetsfunktioner behövs?

• T ex. Behörighet och rättigheter

• Kommer jag att arbeta med kundregister vid kassan. Hur ska de hanteras?

• Hur stor är kontanthanteringen, finns rånrisk? Behöver jag ett slutet kontantsystem?

• Hur stor är korthanteringen? Fundera över fristående eller beloppskopplad kortterminal. Vilka är mina behov?

• Förekommer kundbeställningar med leveranstid. Finns det funktioner som kan förenkla?

2 Vilket är behovet av statistik ut från ett kassaregister/system

• Daglig uppföljning på olika nivåer

• Kontroll på lagervärden

• Kunna se lagerstatus i kassan

• Kunna se bruttovinster och omsättning på leverantörer/varugrupper/artiklar/säsonger

• Har jag speciella åtaganden i rapportering gentemot en kedja, köpcentrum, leverantör eller liknande

• Ska presentkort och liknande kunna hanteras

3 Vilket är behovet av att förenkla administrationen i butiken

• Märkning av varor

• Kunna importera leverantörernas artikelregister

• Rutiner för inköp och uppföljning

• Inventering löpande och vid bokslut

• Integration mot bokföringssystem

4 Sök leverantörer av kassaregister

• Besluta om kontrollenhet eller kontrollserver ska väljas

• System finns på Skatteverket.se: https://skatteverket.se/download/18.4f45da1418092e4b1927f/1730818989319/tillverkardeklarerade-kassaregister.pdf

5 Säkerställ att kassasystemet är tillverkardeklarerat

5.1 Kassasystemet

• Förteckning finns på: https://skatteverket.se/download/18.4f45da1418092e4b1927f/1730818989319/tillverkardeklarerade-kassaregister.pdf

5.2 Kontrollenheten eller kontrollservern

• Förteckning finns på:

  https://skatteverket.se/download/18.5dc1d8b31903014b1bf8a1/1719325036895/Uppdaterade%20KE.juni%202024.pdf

• Kontakta minst två/tre leverantörer som får presentera sina produkter och tjänster.

• Kontrollera leverantörernas senaste bokslut, om det är en återförsäljare av kassaregister säkerställ att kassaregistret är ett varumärke som finns på den svenska marknaden.

6 Faktorer som bör tydliggöras vid upphandlingen

6.1 Krav på funktioner och övriga krav

• Funktioner

• Serviceavtal

• Supportnivåer & supporttider

• Minimumtid för återkoppling och hjälp på plats

• Uppgradering/Licensavtal

• Samtliga kostnader

• Leveranstid och leveransvillkor

• Är systemet moduluppbyggt så man kan växa med systemet?

• Finns begränsningar i antal artiklar, kunder m.m.

• Om aktuellt: Kan man ha fler butiker i systemet

• Vilken utbildning kan leverantören erbjuda?

• Egen drift eller hos leverantören?

• Vid ev. brand eller stöld, omfattas min försäkring av kassaregistret

• Stöd för Skatteverkets krav avseende Standardexport av journalen. Måste finnas efter 2026.

• Ta referenser

• Begär skriftlig garanti av leverantören på att kassaregistret inklusive kontrollenhet uppfyller och efterföljer kassaregisterlagens krav.

6.2 Avtalet

• Kapitel 6.1

• Systemkrav på utrustning

• Backup

• Modellbeteckning på både kassaregister och kontrollbox.

• Samtliga produkter/tjänster som avtalet ska avse och ett slutpris. Ex. om ett avtal avser att en låda kvittorullar eller dylikt ska ingå, ska det stå i avtalet.

• Vad som händer om leverantör inte lever upp till avtalet.

7 Information om krav på kassaregister, kontrollenheter och hantering

https://skatteverket.se/kassaregister